Kancelaria parafialna wydaje oficjalne dokumenty na podstawie ksiąg metrykalnych przechowywanych w parafialnym archiwum. Dokumenty kancelaryjne wydawane są bezpośrednio osobie zainteresowanej (w przypadku niepełnoletnich – rodzicom lub prawnym opiekunom). Aby otrzymać np. Metrykę Chrztu należy przedstawić dowód osobisty lub inny dokument państwowy potwierdzający tożsamość oraz podać przybliżoną datę chrztu.

Zaświadczenia kanoniczne potrzebne np. do pełnienia funkcji rodziców chrzestnych są wydawane na podstawie rzeczywistego kontaktu osoby z parafią, tzn. m.in. uczestnictwa w życiu sakramentalnym oraz przyjmowania kapłana z wizytą duszpasterską.

Zgodnie z Prawem Kanonicznym
za czynności urzędowe kancelarii
nie ma wyznaczonych odgórnie stawek opłat.
Każdy powinien tę kwestię rozstrzygnąć w sumieniu
biorąc pod uwagę potrzeby Parafii oraz swoje możliwości.